Paperless Guide: Papierlos mit iPhone

Paperless-Guide - Dieser Artikel ist Teil einer Serie.

Teil 5: Dieser Artikel

Ich werde hier nur über Apple Produkte berichten. Wenn du sie nicht magst, ist das für mich völlig in Ordnung. Lies einfach nicht weiter. Woran ich nicht interessiert bin sind Hinweise, warum Apple nicht gut ist oder dass Android ja viel besser sei. Spar dir die Zeit und langweile uns beide damit einfach nicht. Danke 😎.

Das Smartphone als Werkzeug
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Wir haben annähernd alle ein Smartphone in der Tasche und ich persönlich habe zu Social Media und Mobile Games eine Meinung. Die ist gar nicht gut, sparen wir das also besser aus. In meinen Augen wäre es einfach eine Verschwendung, das Smartphone nur für so etwas zu nutzen: denn das ist alles, aber nicht smart.

Überlege mal. Du hast einen Computer in der Tasche, der mit einigen Laptops konkurrieren kann. Er hat sämtliche Verbindungsmöglichkeiten an Bord, eine Kamera, Sensorik und kann, mit den richtigen Apps ausgestattet, richtig viel Arbeit richtig schnell erledigen. Das ist ein Schweizer Taschenmesser ohne Schneidwerkzeug, aber vielleicht sind Smartphones in Zukunft ja mit einem schneidfähigen Laser ausgestattet. Wenn ich es mir recht überlege: nein, lieber nicht 😁.

Motivation
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Alle Pflichten des Lebens haben eine Gemeinsamkeit, da spielt es auch gar keine Rolle, ob es der Papierkram oder regelmäßiges Sporttreiben ist: du machst keine Freudensprünge, wenn du sie erledigen musst. Ich bin ein Mensch, der gern alle äußeren Umstände abwägt, die mich davon abhalten könnten, etwas zu tun - um sie dann als Ausreden zu nutzen.

Heute ist Regen angesagt? Oh, wie schade, dann kann ich wohl keine Jogging-Tour machen.

Kommt dir bekannt vor? 😆

Kommen wir zurück zu unserem Papierkram. Eine mögliche Barriere war in meinem Fall die Tatsache, dass ich eine Abneigung gegenüber Drucker/Multifunktionsgeräte in meinem Haushalt habe. Die Vorstellung mit meinem Drucker andauernd irgendwelche Post einscannen zu müssen, hat mich genervt. Ich finde Drucker und insbesondere ihre Software völlig unintuitiv und veraltet, obendrein gibt es Bloatware und Tracker von den Herstellern ohne Ende. Nein danke. Da spielt es auch keine Rolle, ob Canon, HP, Epson oder sonst etwas drauf steht. Es wäre doch schön, wenn mein iPhone bloß vernünftig scannen könnte… wie war das mit dem Schweizer Taschenmesser?

Digitales Handwerk
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Natürlich hat ein iPhone eine ausgefeilte Scanner-Funktion direkt an Bord, aber Genius Scan ist einfach besser. Ich habe absichtlich ein altes Firmenlogo auf dem Papier sichtbar gelassen, da es das Unternehmen eh nicht mehr gibt - auch hier siehst du den qualitativen Unterschied extrem deutlich. Achte doch mal genau auf das Firmenlogo: auf dem zweiten Bild ist der Schriftzug annähernd kerzengerade, obwohl ich das Blatt absichtlich zerknickt habe.

Beide Aufnahmen entstanden im Schwarzweiß-Modus beim Scannen.

Über Geschmackssinn lässt sich nicht streiten. Mir gefällt das zweite Ergebnis besser, da Genius Scan vielfältige Methoden zur Aufbereitung des Scan-Ergebnisses einsetzt. Dicke schwarze Balken am Rand verschwinden, Schrift und Logo sind klar und es führt Begradigungen in hohem Maße aus.

Dokumente teilen
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Nun sind wir an einem Punkt angelangt, an dem jedes Dokument digital verfügbar ist: egal ob ein Postbrief, ein Email-Anhang oder App Download. Nun geht es wieder ausschließlich um meine persönlichen Erfahrungen. Es ist daher möglich, dass du meine Schmerzpunkte gar nicht als solche wahrnimmst und gänzlich anderer Meinung bist. Teil sie gern mit mir 😁!

FTP und WebDAV
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In den Beschreibungen zum Workflow sagte ich, dass deine Aufgabe darin besteht, paperless-ngx mit Dokumenten zu füttern. Für mich war von Anfang an klar, dass ich nicht jede Datei einzeln hochladen möchte. Das soll automatisch passieren.

Genius Scan bringt diverse automatische Exportmöglichkeiten mit, sodass eingescannte Dokumente direkt an den Consumption-Ordner übermittelt werden können. Eine Zeit lang löste ich das über FTP und später WebDAV. Ich machte mich allerdings von den Verbindungsmöglichkeiten von Genius Scan abhängig und ertappte mich eines Tages dabei, wie ich ankommende Emails über das Share Sheet mit Genius Scan teilte, damit die App das Dokument an den Consumption-Ordner überstellen konnte. Das war mir nicht smart genug, weil ich nicht nur einen vermeidbaren Umweg über Genius Scan gehen, sondern auch einen FTP- bzw. WebDAV-Server betreiben musste.

Eine zusätzliche Herausforderung war, dass ich in meiner paperless-ngx Installation die Dokumente von zwei Personen verwalte. Ich brauchte also auch noch Mandantenfähigkeit bei der Bereitstellung - damals gab es Workflows noch nicht.

Shortcuts
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Wie schön wäre es, wenn ich ein Dokument direkt mit paperless-ngx teilen könnte, so wie wir das von Messengern beim Foto-Sharing gewöhnt sind? Und wie geil wäre es, wenn ich gleichzeitig noch festlegen könnte, für welche Person das Dokument bestimmt ist? Genau hier kommen Shortcuts auf Apple Geräten ins Spiel. Die kann man nämlich komplett an seine Bedürfnisse anpassen.

Kurzerhand habe ich einen Shortcut mit diesem Flow erstellt:

Eingabe über Share Sheet: Bilder, PDFs, Text, Formatierter Text
Abfrage, für welche Person das Dokument bestimmt ist
Aufruf des REST API Endpunktes zum Erstellen neuer Dokumente
Übermittlung aller geteilten Dokumente

Diesen Shortcut habe ich dann noch im Share Sheet als Favoriten hinterlegt, sodass er nun an prominenter Stelle mit dem Finger ansteuerbar ist:

Download
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Interessiert? Ich teile den Shortcut gern mit dir über iCloud. Konfigurieren musst du ihn lediglich mit deiner paperless-ngx URL und einem Wörterbuch bestehend aus Name/API-Token Paaren. Du kannst mehrere Personen mit ihren jeweiligen Tokens angeben.

https://www.icloud.com/shortcuts/2040e2c6d85a4746890f4698b517eaaa

Abgeheftete Dokumente öffnen
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Ich spreche immer davon, Dokumente zu digitalisieren und in paperless-ngx zu archivieren. Manchmal möchten oder müssen wir jedoch Dokumente auch im Original aufbewahren. In einem Profi-Tipp über dieser Überschrift erwähnte ich kurz, dass du einen mit ASN kodierten QR Code mit dem iPhone scannen kannst, um das Dokument direkt in paperless-ngx zu öffnen.

Shortcuts
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Natürlich gibt es auch hierfür einen Shortcut 😎 von mir. Der muss lediglich mit der URL deiner paperless-ngx Instanz konfiguriert werden, das war es schon.