Paperless Guide: Setup

Inhaltsverzeichnis

Paperless-Guide - Dieser Artikel ist Teil einer Serie.

Teil 2: Dieser Artikel

Teil 3: Paperless Guide: Klassifizierung

Teil 5: Paperless Guide: Papierlos mit iPhone

Viele Wege führen nach Rom, zumindest aber benötigst du eine Komponente: ein Gerät, auf dem Services betrieben werden können. Hier setzt paperless-ngx nur wenige Grenzen. Ich habe mich für die virtualisierte Variante mit Docker¹ entschieden, die Docker Bridge läuft auf meinem Synology NAS². Dieser Leitfaden beschränkt sich auf die Verwendung von Docker.

Bitte beachte, dass ein paar Vorkenntnisse notwendig sind. Grundsätzlich ist aber jeder in der Lage, ein papierloses Büro zu betreiben, wenn er sich in die Materie einarbeitet und Englisch beherrscht.

Dokumentation
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Wichtigste Informationsquelle für die folgenden Inhalte ist die Webseite von paperless-ngx.

Setup
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Ich empfehle stets die Verwendung von docker compose³, da es die Handhabung von Containern enorm erleichtert. Praktischerweise liefern die Macher von paperless-ngx bereits diverse Beispiel-Setups mit, welche hier zur Verfügung stehen.

Meine Installation besteht aus den folgenden Komponenten:

# ...
services:
  broker:
    image: redis:7
    # ...
  webserver:
    image: paperlessngx/paperless-ngx:latest
    # ...
  gotenberg:
    image: gotenberg/gotenberg:7.8
    # ...
  tika:
    image: ghcr.io/paperless-ngx/tika:latest
    # ...
# ...

Bewusst verzichte ich auf den Einsatz einer relationalen Datenbank, wie z.B. PostgreSQL. Ich möchte mein papierloses Büro einfach nicht von einer Datenbank abhängig machen, denn diese benötigt auch Wartung, Backups, etc. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich eine sqlite-Datei sehr viel einfacher sichern lässt 😎. Solltest du eine MySQL-Datenbank verwenden wollen, gibt es noch weitere Dinge zu beachten.

Wenn du dich mit Datenbanken nicht gut auskennst, rate ich dringend dazu, ebenfalls auf deren Einsatz zu verzichten! Bei falscher Handhabung droht Datenverlust; und genau das muss vermieden werden. Es gibt absolut keinen großen Vorteil durch ihren Einsatz, da paperless-ngx keine horrenden Datenmengen speichert. Meine sqlite-Datenbank ist gerade einmal 14 MB groß (über 3000 Dokumente, Stand 30.12.2023).

Gotenberg und Tika sind optionale Bestandteile der paperless-ngx-Installation. Sie werden benötigt, um Office- und Email-Dateien verarbeiten zu können. Ich nutze diese Services zwar extrem sporadisch, Haben ist aber besser als Brauchen. Hier findest du weitergehende Erläuterungen dazu.

Konfiguration
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Meine docker compose-Konfiguration ist natürlich auf meine Bedürfnisse zugeschnitten. Hier ein kleiner Einblick in den paperless-ngx-Container. Alle Ordner sind frei zugänglich auf dem Dateisystem meines Servers, Docker Volumes nutze ich nicht:

# ...
volumes:
  - ./data:/usr/src/paperless/data
  - ./media:/usr/src/paperless/media
  - ./export:/usr/src/paperless/export
  - ./consume:/usr/src/paperless/consume
  - ./hooks:/usr/src/paperless/scripts
  - ./trash:/usr/src/paperless/trash
environment:
  PAPERLESS_REDIS: redis://broker:6379
  PAPERLESS_TIKA_ENABLED: 1
  PAPERLESS_TIKA_GOTENBERG_ENDPOINT: http://gotenberg:3000
  PAPERLESS_TIKA_ENDPOINT: http://tika:9998
  PAPERLESS_TASK_WORKERS: 2
  PAPERLESS_THREADS_PER_WORKER: 2
  PAPERLESS_PRE_CONSUME_SCRIPT: /usr/src/paperless/scripts/PRE_CONSUME.sh
  PAPERLESS_POST_CONSUME_SCRIPT: /usr/src/paperless/scripts/POST_CONSUME.sh
  PAPERLESS_TRASH_DIR: /usr/src/paperless/trash

  PAPERLESS_URL: # vertraulich
  PAPERLESS_TRUSTED_PROXIES: # vertraulich
  PAPERLESS_USE_X_FORWARD_HOST: true
  PAPERLESS_USE_X_FORWARD_PORT: true
  PAPERLESS_PROXY_SSL_HEADER: ["HTTP_X_FORWARDED_PROTO", "https"]
  PAPERLESS_SECRET_KEY: # vertraulich

  PAPERLESS_ENABLE_UPDATE_CHECK: true
  PAPERLESS_OCR_LANGUAGES: deu
  PAPERLESS_OCR_LANGUAGE: deu
  PAPERLESS_FILENAME_FORMAT: {owner_username}/{created}_{correspondent}_{document_type}_{title}

  # QR Code Scanner
  PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_BARCODES: true
  PAPERLESS_CONSUMER_ENABLE_ASN_BARCODE: true
  PAPERLESS_CONSUMER_BARCODE_SCANNER: ZXING
# ...

Alle Optionen sind detailliert hier dokumentiert, jedes Detail kann und sollte nachgelesen werden. Für Vorschläge zu meiner Konfiguration bin ich jederzeit zu haben, nimm einfach Kontakt mit mir auf!

Erläuterungen:

Wie eingangs erwähnt, behalte ich mir den Zugriff auf alle Daten über das Dateisystem vor. Das erleichtert Backups ungemein.
Ich verwende Custom Scripts, um Aktionen vor und nach dem Konsumieren von Dokumenten auszuführen.
Der Papierkorb ist aktiviert. Sollte nicht passieren, aber falls ich mal etwas lösche, ist es nicht sofort verloren.
paperless-ngx läuft in meinem HomeLab innerhalb eines Traefik⁴-Netzwerks, ist also hinter einem Proxy.
Beim PAPERLESS_FILENAME_FORMAT wird für jeden Eigentümer ein eigener Ordner angelegt. paperless-ngx ist mandantenfähig, ein bisschen 😉. Für den Privathaushalt mit mehreren Personen reicht es vollkommen.
Der Barcode-Scanner ist aktiviert. Für eine bessere Erkennung von kleinen QR Codes auf Dokumenten verwende ich ZXING. Ein anderer Paperless-User, Marvin Gaube, hat einen interessanten Artikel darüber verfasst.

Fazit
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Es gibt viele Details, über die man seine paperless-ngx-Installation für den persönlichen Gebrauch optimieren kann. Das hängt immer sehr vom eigenen Use-Case, aber auch der eingesetzten Technik ab.

Auf die oben angesprochenen Custom Scripts gehe ich im weiteren Verlauf detaillierter ein. Das ist ein extrem mächtiges Tool, womit sich allerhand Schandtaten realisieren lassen 😁. Stichwort: eigene Regelwerke, Validierung und Nachhalten eben dieser.

Feature-Foto von Luca Bravo auf Unsplash